A emissão do Ein é o primeiro passo para que a sua empresa chegue a nível internacional.
Uma vez que os Estados Unidos é o país principal quando falamos de consumo e importância mundial no empreendedorismo. Nesse conteúdo vamos tirar todas as suas principais dúvidas sobre o documento, incluindo como obtê-lo.
Emissão do EIN: O que é esse documento?
Provavelmente você ouviu falar da importância desse documento em algum conteúdo sobre ter uma empresa nos Estados, não é verdade?
Porém, ainda não sabe o que é exatamente o documento e nesse primeiro tópico vamos explicar de forma simples.
O EIN é a sigla para Employer Identification Number, um documento emitido pela receita federal americana conhecida por IRS.
Veja o EIN como um equivalente do CNPJ americano. Assim como no Brasil, é um documento fundamental para quem deseja ter uma empresa.
Para que serve o documento?
Basicamente, o EIN tem nove dígitos e é único para cada empresa. Ele serve especialmente para declarações de impostos.
Servindo para rastrear as transações fiscais da empresa e é fundamental para outras atividades financeiras.
Como abrir uma conta bancária americana ou até mesmo contratar funcionários, por exemplo. Se você deseja fazer negócios nos Estados Unidos, é necessário o documento.
Emissão do EIN: Por que é importante?
Como falamos anteriormente, o EIN é um documento fundamental para a legalização da sua empresa em solo americano.
Entretanto, nesse tópico vamos aprofundar ainda mais essa questão e explicar melhor porque o documento é importante com algumas situações.
Declaração de impostos
Toda empresa que gera alguma receita em solo americano precisa apresentar suas declarações fiscais.
Dessa forma, o EIN se torna fundamental para que a declaração de impostos ocorra.
Credibilidade
Como ter um EIN é fundamental, não ter esse documento trará descredibilidade para a empresa.
Tanto para investidores, parceiros e até mesmo os próprios clientes. Afinal, ninguém investiria em uma empresa sem essa documentação.
Transações comerciais
A maioria das transações comerciais, incluindo a assinatura de contrato, licença comercial e outras formas precisam do EIN.
Portanto, ter o documento pode ser inegociável para alguns setores que precisam de licenças e não pode ser postergado.
Abertura de conta bancária e contratação
Como falamos anteriormente, algo fundamental para a operação de uma empresa é a contratação de funcionários e uma conta bancária.
Dessa maneira, com base nessa situação e nas anteriores, é basicamente impossível começar uma empresa sem um EIN.
Emissão do EIN: Como solicitar?
Agora que você já sabe os fundamentos do EIN, podemos explicar nesse tópico como você pode solicitar o documento.
Passo 1: Determine a sua elegibilidade
Antes mesmo de começar a solicitação é importante verificar se sua empresa já existente é elegível para ter um EIN.
Geralmente, empresas que desejam operar nos Estados Unidos, já tem registro no Brasil e tem um propósito legítimo podem ter um EIN.
Apesar de parecer simples, é importante verificar se sua empresa por algum motivo não se encaixa na solicitação.
Você pode tirar essas dúvidas e outras mais simples diretamente no site da IRS clicando aqui.
Passo 2: Preparando os documentos
Após saber se sua empresa está elegível para a emissão do EIN é importante separar alguns documentos antes da solicitação.
Os principais documentos são relacionados ao:
- Nome e informações de contato do representante autorizado da empresa
- Nome, endereço, data de fundação e o tipo da sua empresa
- Informações da matriz, caso você esteja abrindo uma filial
Além dos documentos relacionados com essas informações, é importante ter em mente qual o seu objetivo com o EIN.
Por exemplo, sua finalidade pode ser abrir uma conta bancária ou declarar os impostos.
Apesar de parecer simples, ter isso em mente pode facilitar ainda mais o preenchimento do formulário a seguir.
Passo 3: Formulário SS-4
O formulário SS-4 do IRS é o formulário padrão disponível no próprio site que falamos em tópicos anteriores.
Esse formulário é preenchido online e o mais importante é fornecer informações corretas e atualizadas.
Afinal, qualquer erro ou informação errada vai atrasar bastante o processo pois ocorre uma verificação das informações passadas.
Passo 4: A solicitação
Depois de preencher o formulário SS-4, é necessário enviar a solicitação para o IRS.
Existem várias formas de enviar, mas a mais comum é a online pelo próprio site pois é o método mais rápido e eficiente.
Porém, também é possível fazer a solicitação pelo correio através do endereço do IRS, mas isso pode custar caro e demorar muito.
Emissão do EIN: Quanto tempo leva a emissão do documento?
Após realizar todos os passos que falamos anteriormente, é necessário aguardar a emissão. Infelizmente, não podemos falar exatamente em quanto tempo a emissão pode levar.
Afinal, o tempo de processamento pode variar de acordo com várias situações, mas podemos dar uma estimativa.
Geralmente, o processamento do EIN ocorre em pouco mais de duas semanas, considerando que todas as informações estão corretas e atualizadas.
Felizmente, é possível acompanhar como está avançando o processo pelo site e assim você pode ficar mais tranquilo.
Quando o IRS emitir o documento, você vai receber oficialmente a sequência exclusiva de nove números que falamos anteriormente.
Com o número em mãos, você poderá realizar tudo que necessita do documento legalmente.
Emissão do EIN: Como manter a conformidade?
A emissão do EIN é o primeiro passo, mas manter a conformidade do documento é algo constante. Afinal, o EIN não é um documento que se pode esquecer de atualizar suas informações.
Relate com antecedência qualquer alteração no endereço ou contato
Sempre que acontecer uma mudança no endereço físico da sua empresa é importante avisar com antecedência.
O mesmo vale para a forma de contato principal, afinal é por ela que o IRS vai falar com sua empresa se algum problema ocorrer.
Dessa forma, sem informações atualizadas, sua empresa pode atrasar alguma questão sem saber. Isso pode gerar algumas penalidades bem sérias, como multas, por exemplo.
Portanto, busque sempre manter o seu documento bem atualizado com suas informações.
Tenha os registros financeiros precisos
Manter os registros financeiros precisos é fundamental para a conformidade fiscal, especialmente quando estamos em outro país.
Não apenas para evitar algumas penalidades, mas porque algumas deduções fiscais são possíveis.
Dessa forma, você pode estar deixando de economizar na sua empresa por uma simples falta de organização.
O ideal é ter um time especializado e um processo para deixar todas as informações organizadas.
Também é possível utilizar da tecnologia para garantir que essa organização seja a mais precisa possível.
Mantenha-se informado sobre mudanças na legislação
É sempre importante lembrar que a legislação nos Estados Unidos pode variar bastante.
Afinal, cada estado possui sua própria legislação e o que vale em um estado pode não funcionar da mesma forma para o outro.
Com isso em mente é fundamental buscar informações precisas e periodicamente de mudanças na legislação.
Dessa forma, você se protege e ainda pode conseguir algumas deduções dependendo do setor da sua empresa.
Nossa recomendação é que você conte com profissionais especializados que vão alertar você sobre qualquer mudança.
Com base no conhecimento e experiência deles, é possível ter uma visão mais clara sobre o futuro da sua empresa.
Quando conseguimos enxergar o horizonte, conseguimos nos preparar para mudanças que podem nos afetar.
Emissão do EIN: Conclusão
Abrir uma empresa pode ser algo que parece complexo, mas esperamos que esse conteúdo tenha ajudado a esclarecer.
Queríamos fazer uma última recomendação de que mesmo que o processo seja simples, tenha sempre um advogado ao seu lado.
Um profissional experiente faz total diferença mesmo nos processos mais simples, o que pode facilitar bastante.
Dependendo da situação, ele pode não só facilitar o processo, mas ajudar nos próximos passos da sua empresa após o EIN.
Nem precisamos dizer como é fundamental ter um profissional qualificado para manter sua empresa na conformidade legal.
Dessa forma, você terá muito mais segurança e enxergará um futuro mais brilhante em sua jornada.
